Adjoint.e administratif.ve
Et si ton rôle devenait un véritable point d’ancrage dans une équipe qui fait une différence?
- Tu aimes que ça roule, que ce soit structuré… mais jamais rigide?
- Tu as un vrai souci du service à la clientèle et du travail bien fait?
- Tu veux contribuer à améliorer les choses, pas juste les maintenir?
- Tu cherches un milieu humain, collaboratif et en évolution?
Si tu te reconnais, on a envie de te rencontrer.
Ton rôle
Chez Espace ergo, la réception est bien plus qu’un simple accueil : c’est une véritable tour de contrôle et le point de départ de l’expérience client pour accompagner avec cœur.
Comme adjoint·e administratif·ve, tu joueras un rôle essentiel et structurant de soutien aux opérations, en collaboration étroite avec l’équipe de coordination clinique.
Tu contribueras au bon fonctionnement quotidien de la clinique, à la fluidité des processus et à la qualité de l’expérience client, tout en participant à l’amélioration continue de nos façons de faire.
Top 5 responsabilités du poste
- Offrir une expérience client humaine et professionnelle
- Accueillir chaque personne avec bienveillance, efficacité et professionnalisme
- Assurer une communication claire, respectueuse et rigoureuse
- Contribuer à une expérience client fluide, positive et rassurante
- Participer à la gestion des horaires
- Planifier les rendez-vous selon les priorités et disponibilités
- Maximiser l’utilisation des plages horaires
- Gérer les ajustements (annulations, absences, imprévus)
- Assurer les opérations administratives courantes
- Gérer les appels et administrer la boîte courriel
- Ouvrir, mettre à jour et organiser les dossiers
- Numériser, classer et structurer les documents
- Réviser et mettre en page les rapports
- Soutenir activement l’équipe et les partenaires
- Répondre aux besoins administratifs de l’équipe avec efficacité
- Assurer les suivis nécessaires avec rigueur
- Contribuer à un environnement de travail agréable, ordonné et professionnel
- Contribuer à une gestion rigoureuse de la facturation
- Préparer et suivre la facturation
- Effectuer les encaissements
- Assurer le suivi des comptes à recevoir
À quoi ressemble le succès
mois…
En décembre 2024, tu connais les 20 à 25 clients à ta charge, leurs objectifs et leurs enjeux. Tu réalises des évaluations et des interventions de façon autonome (en comptant sur le soutien de l’équipe et des ergothérapeutes de la clinique).
Tu comprends ton rôle au sein de l’équipe et auprès des clients (patients et demandeurs de service – CNESST, SAAQ, assureurs).
mois…
En juin 2025, tu contribues pleinement à améliorer la vie des gens en remplissant ton rôle d’ergothérapeute selon les divers services offerts (évaluations, interventions, respect des délais et du cadre administratif, etc.).
Tu collabores activement aux équipes de L’espace ergo : équipe complète, équipe interdisciplinaire du programme, équipe des ergothérapeutes.
Tu contribues à l’innovation de notre organisation par tes idées, tes recommandations ou le partage de tes activités de formation continue.
Un rôle qui évolue avec toi
Ce poste est appelé à grandir. Nous recherchons une personne qui souhaite :
- Contribuer à l’amélioration des procédures
- Participer à l’intégration d’outils technologiques (incluant l’IA)
- Proposer des pistes d’optimisation en lien avec ton travail
- S’impliquer dans une culture d’innovation et d’excellence
Ton profil
- Sens de l’organisation et grande rigueur
- Excellentes habiletés relationnelles et de communication
- Proactivité et capacité d’adaptation
- Intérêt pour l’amélioration continue et les outils technologiques
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Esprit d’équipe et collaboration
Qualifications
- Formation en secrétariat ou en travail de bureau
- Excellente maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel)
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
- Bonne connaissance de l’anglais (fonctionnel)
Un plan d’intégration structuré est prévu, incluant des capsules d’apprentissage, un accompagnement personnalisé et des rencontres hebdomadaires, parce que pour nous, se sentir compétent·e et en confiance, c’est essentiel.
Pour soumettre ta candidature, remplis le formulaire ci-dessous ou clique ici avant le 17 avril.
On te cherche peut-être,
mais on ne le sait pas encore…
Écris-nous pour te présenter et nous partager tes forces. On est toujours à l’affût du talent qui rend notre équipe toujours plus forte.
